Excel als Tabelle formatieren: Strg+T, Verweise und Datenschnitte

Die Beschreibung gilt für Excel in Microsoft 365 und Excel 2019 mit deutschen Menünamen. Tabellen gibt es auch in älteren Versionen, einzelne Optionen wie Datenschnitte für Tabellen kamen mit Excel 2013 dazu.

Zellbereich oder Tabelle: Der Unterschied

Ein normaler Zellbereich ist nur eine Ansammlung von Zellen. Excel weiß nicht, dass sie zusammengehören. Formeln müssen bei neuen Zeilen von Hand nachgezogen werden, Diagramme und Auswertungen müssen auf den größeren Bereich erweitert werden, und Formatierungen gehen verloren. Eine Tabelle dagegen ist ein Objekt mit Namen. Sie kennt ihre Spalten, ihre Überschriften und ihre Größe. Wenn du unter die letzte Zeile schreibst, wächst sie mit, und alles, was sich auf sie bezieht, wächst mit.

Das macht Tabellen zur besten Grundlage für Listen aller Art: Haushaltsbuch, Kundenliste, Bestellungen, Inventar. Sie sind außerdem der Ausgangspunkt für Pivot-Tabellen, siehe Excel Pivot-Tabelle erstellen.

Tabelle anlegen und benennen

1. Stelle sicher, dass die Liste eine Kopfzeile mit eindeutigen Spaltennamen hat und keine leeren Zeilen oder Spalten enthält.
2. Klicke in eine beliebige Zelle der Liste und drücke Strg+T, oder wähle „Einfügen“ und „Tabelle“.
3. Prüfe den vorgeschlagenen Bereich und lass „Tabelle hat Überschriften“ angehakt. Bestätige mit OK.
4. Excel formatiert die Liste und blendet die Registerkarte „Tabellenentwurf“ ein, sobald du in der Tabelle stehst.
5. Trage links im Tabellenentwurf unter „Tabellenname“ einen eigenen Namen ein, etwa tblUmsatz. Der Name darf keine Leerzeichen enthalten und nicht mit einer Zahl beginnen.

Sprechende Namen machen Formeln lesbar. Ein vorangestelltes „tbl“ hilft, Tabellen von Zellbezügen und anderen Namen zu unterscheiden. Spaltennamen sollten kurz und eindeutig sein. Vermeide Sonderzeichen und doppelte Namen. Wer Importdaten hat, bereinigt sie vorher, siehe Excel Text trennen und verbinden.

Aussehen und Optionen

Auf der Registerkarte „Tabellenentwurf“ wählst du unter „Tabellenformatvorlagen“ ein Farbschema. Die Optionen „Gebänderte Zeilen“ und „Erste Spalte“ steuern Streifen und Hervorhebungen, „Kopfzeile“ blendet die Überschriftenzeile ein oder aus. Die Filterpfeile in der Kopfzeile lassen sich über „Schaltfläche Filter“ ausschalten, wenn du sie nicht brauchst. Wenn dir die Streifen nicht gefallen, wähle die Vorlage ohne Füllung und färbe selbst mit der bedingten Formatierung, siehe Excel bedingte Formatierung.

Spaltenbreiten, Zahlenformate und Ausrichtung stellst du wie sonst ein. Das Zahlenformat gilt für die ganze Spalte, auch für neue Zeilen. Verbundene Zellen sind in Tabellen nicht erlaubt. Zentriere stattdessen über mehrere Spalten oder nutze eigene Spalten.

Automatisches Wachsen und Formeln

Schreibe in die Zeile unter der Tabelle, und sie erweitert sich um diese Zeile. Das gleiche gilt für eine Spalte rechts neben der Tabelle. Wenn du eine Formel in eine Spalte einträgst, füllt Excel sie automatisch für alle Zeilen aus, eine sogenannte berechnete Spalte. Neue Zeilen erhalten die Formel von selbst, auch Zahlenformat und Datenüberprüfung werden übernommen.

Weicht eine Zelle von der berechneten Spalte ab, markiert Excel sie mit einem kleinen grünen Dreieck als Ausnahme. Das hilft beim Aufspüren von Fehlern. Möchtest du die automatische Erweiterung abschalten, findest du unter „Datei“, „Optionen“, „Dokumentprüfung“, „AutoKorrektur-Optionen“ die Einstellung „Formeln in Tabellen automatisch ausfüllen“. Meist willst du sie aber behalten.

Strukturierte Verweise

In Tabellen erscheinen Spaltennamen statt Zellbezügen. Klickst du beim Eintippen einer Formel in eine Zelle derselben Zeile, schreibt Excel [@Menge]. Das Zeichen @ bedeutet „diese Zeile“. Die Formel =[@Menge]*[@Preis] berechnet den Gesamtpreis jeder Zeile und bleibt lesbar, auch wenn Spalten verschoben werden. Verweise auf ganze Spalten schreiben sich tblUmsatz[Betrag], die Summe einer Spalte ist =SUMME(tblUmsatz[Betrag]). Verweise auf andere Tabellen nutzen den Tabellennamen davor.

Du musst die Schreibweise nicht auswendig kennen. Excel schlägt beim Tippen die Namen vor, und ein Klick auf die Spalte erzeugt den Verweis. Die Formeln aus anderen Artikeln lassen sich mit Tabellen kombinieren, etwa =SUMMEWENN(tblUmsatz[Kategorie];"Miete";tblUmsatz[Betrag]), siehe Excel SUMMEWENN und ZÄHLENWENN. Die Bereiche passen sich beim Wachsen der Tabelle an.

Ergebniszeile und Summen

Aktiviere im Tabellenentwurf das Kontrollkästchen „Ergebniszeile“. Unter der Tabelle erscheint eine Zeile mit Summen. In jeder Zelle wählst du über einen Pfeil die Funktion: Summe, Mittelwert, Anzahl, Maximum, Minimum und weitere. Die Ergebniszeile nutzt die Funktion TEILERGEBNIS. Sie berücksichtigt nur sichtbare Zeilen. Wenn du die Tabelle filterst, zeigt die Zeile die Summe der gefilterten Daten. Das ist praktisch, aber ein häufiger Grund für Verwirrung, wenn die Summe anders ausfällt als die Summe aller Zeilen.

Wer immer die Gesamtsumme braucht, schreibt zusätzlich eine eigene Formel mit SUMME in eine Zelle außerhalb der Tabelle. Drucken lässt sich die Tabelle wie jede Liste, siehe Excel-Tabelle drucken.

Filtern, Sortieren und Datenschnitte

Die Filterpfeile in der Kopfzeile funktionieren wie bei Standardfiltern: sortieren, nach Werten, Farben oder Text filtern. Ausführlich erklärt das Excel-Tabelle sortieren und filtern. Besonders praktisch sind Datenschnitte. Wähle im Tabellenentwurf „Datenschnitt einfügen“, hake eine Spalte an, und Excel zeigt ein Fenster mit Schaltflächen für jeden Wert. Ein Klick filtert die Tabelle, mit gehaltener Strg-Taste wählst du mehrere Werte. Datenschnitte sind übersichtlich und eignen sich für Auswertungen, die andere bedienen.

Mit „Duplikate entfernen“ im Tabellenentwurf löschst du doppelte Zeilen anhand ausgewählter Spalten. Prüfe vorher eine Kopie der Daten, denn der Vorgang lässt sich nur mit Rückgängig machen zurücknehmen.

Tabellen in Pivot, Diagramm und Listen nutzen

• Pivot-Tabelle: Wenn die Datenbasis eine Tabelle ist, genügt „Aktualisieren“, damit neue Zeilen in die Auswertung kommen.
• Diagramm: Ein Diagramm auf Tabellenbasis wächst mit den Daten. Wie du Diagramme baust, steht in Excel-Diagramm erstellen.
• Dropdown-Listen: Eine Liste aus einer Tabellenspalte erweitert sich von selbst, wenn du Einträge ergänzt. Ein Beispiel liefert Excel Dropdown-Liste erstellen.
• Serienbrief: Eine Adressliste als Tabelle lässt sich in Word als Datenquelle einbinden, siehe Word-Serienbrief erstellen.

Formeln mit Tabellen kombinieren

Der Suchbegriff in einer Nachschlagefunktion kann eine Spalte einer Tabelle sein, zum Beispiel =XVERWEIS(A2;tblKunden[Nr];tblKunden[Name]). Das funktioniert auch über Tabellenblätter hinweg. Mehr zu Suchfunktionen steht in XVERWEIS statt SVERWEIS. Bedingungen in berechneten Spalten setzt du mit WENN, siehe Excel WENN-Funktion. Eine Formel wie =WENN([@Betrag]>1000;"hoch";"normal") füllt automatisch die ganze Spalte.

Zurück in einen Bereich verwandeln

Brauchst du die Tabellenfunktionen nicht mehr, wähle im Tabellenentwurf „In Bereich konvertieren“. Die Daten und das Aussehen bleiben, die Tabellenlogik und strukturierte Verweise werden in normale Zellbezüge umgewandelt. Das ist sinnvoll, wenn du eine Datei an Programme weitergibst, die mit Tabellen nicht arbeiten, oder wenn du verbundene Zellen brauchst.

Aufbau-Regeln für saubere Daten

• Eine Zeile pro Datensatz, eine Spalte pro Eigenschaft.
• Keine leeren Zeilen oder Spalten, keine Zwischenüberschriften und keine Summen im Datenbereich.
• In jeder Spalte nur eine Art von Inhalt: nur Zahlen, nur Datum oder nur Text.
• Eindeutige und kurze Spaltennamen, keine Zeilenumbrüche in der Kopfzeile.
• Keine verbundenen Zellen.
• Datum als echtes Datum speichern, nicht als Text. Hinweise dazu in Excel Datum berechnen.
• Pro Tabellenblatt möglichst eine Tabelle, oder genügend Abstand zwischen mehreren.

Typische Stolperfallen

• Tabelle wächst nicht: Unter der Tabelle befindet sich Inhalt, oder die automatische Erweiterung ist abgeschaltet.
• Fehler #ÜBERLAUF!: In Tabellen können dynamische Matrixformeln nicht überlaufen. Verlagere sie außerhalb der Tabelle.
• Spalte ändert sich ungewollt: Eine Formel in der berechneten Spalte wurde in einer Zelle geändert. Lösche die Abweichung und füge die Formel neu ein.
• Verweise zeigen auf Zellen statt Spalten: Du hast beim Tippen mit der Maus markiert und nicht in der Tabelle geklickt. Tippe stattdessen den Namen ein.
• Tabelle verschwindet beim Kopieren in eine andere Datei: Der Name kollidiert, oder die Verweise zeigen auf die Ursprungsdatei. Prüfe die Namen.
• Summe stimmt nicht: Die Ergebniszeile zählt nur sichtbare Zeilen. Entferne Filter.

Häufige Fragen

Sind Tabellen schwerer zu bedienen?

Nein, sie nehmen dir Arbeit ab. Wer einmal mit Strg+T gearbeitet hat, will meist nicht mehr zurück.

Gibt es ein Limit für die Größe?

Eine Tabelle kann bis zu über eine Million Zeilen haben, bei großen Mengen wird Excel jedoch langsam. Für sehr große Datenmengen kommen Power Query oder eine Datenbank infrage.

Kann ich Tabellen in LibreOffice nutzen?

LibreOffice hat ähnliche Funktionen, etwa Datenbereiche, aber keine identische Tabellenlogik. Beim Austausch können strukturierte Verweise verloren gehen.

Wie benenne ich eine Tabelle um?

Klicke in die Tabelle, öffne den Tabellenentwurf und ändere den Namen im Feld links. Alle Formeln passen sich an.