Excel WENN-Funktion: UND, ODER, WENNS und WENNFEHLER

Die Funktionsnamen gelten für die deutsche Excel-Version mit Semikolon als Trennzeichen. WENNS und die Funktionen, die mit Excel 2019 kamen, fehlen in Excel 2016. Dort nutzt du die Alternativen aus dem Artikel.

Die WENN-Funktion im Aufbau

WENN hat drei Teile: =WENN(Prüfung; Dann_Wert; Sonst_Wert). Die Prüfung ist ein Ausdruck, der WAHR oder FALSCH ergibt, zum Beispiel B2>100. Ist er wahr, gibt Excel den zweiten Teil aus, sonst den dritten. Beide Werte können Zahlen, Text, Zellbezüge oder weitere Formeln sein. Text steht in Anführungszeichen, Zahlen und Bezüge nicht.

Ein Beispiel: In B2 steht der Umsatz. =WENN(B2>=1000;B2*0,05;0) berechnet 5 Prozent Provision ab 1000 Euro und sonst null. Lässt du den dritten Teil weg, gibt Excel bei FALSCH das Wort FALSCH aus. Setze deshalb besser ausdrücklich eine Null oder zwei Anführungszeichen für eine leere Zelle: =WENN(B2>=1000;"Bonus";""). Die Grundlagen zu Formeln und Zellbezügen stehen in Excel-Formeln für Einsteiger.

Vergleichsoperatoren und Textvergleiche

Bei Text achtet Excel nicht auf Groß- und Kleinschreibung: A2="köln" gilt auch für „Köln“. Leerzeichen am Ende zählen aber mit, „Köln “ ist ungleich „Köln“. Bereinige solche Daten mit GLÄTTEN, wie in Excel Text trennen und verbinden erklärt. Zahlen, die als Text gespeichert sind, vergleichen sich anders als echte Zahlen und führen zu Überraschungen.

UND, ODER und NICHT kombinieren

Mit UND müssen alle Bedingungen zutreffen, mit ODER genügt eine. NICHT kehrt das Ergebnis um. Die Funktionen stehen innerhalb der Prüfung von WENN.

• =WENN(UND(B2>=18;C2="Ja");"zugelassen";"abgelehnt"): Beide Bedingungen müssen stimmen.
• =WENN(ODER(D2="offen";D2="Mahnung");"aktiv";"erledigt"): Eine reicht.
• =WENN(NICHT(ISTLEER(E2));"ausgefüllt";"fehlt"): Prüft, ob eine Zelle nicht leer ist. Kürzer geht es mit E2<>"".
• =WENN(UND(B2>0;ODER(C2="A";C2="B"));1;0): Beides lässt sich ineinander schachteln.

Die Reihenfolge der Klammern ist wichtig. Zähle beim Schreiben die öffnenden und schließenden Klammern. Excel färbt zusammengehörende Klammerpaare beim Bearbeiten ein und hilft damit beim Suchen von Fehlern.

WENN verschachteln

Brauchst du mehr als zwei Ergebnisse, setzt du eine WENN-Funktion in den Sonst-Teil einer anderen. Beispiel für Noten: =WENN(B2>=90;"1";WENN(B2>=80;"2";WENN(B2>=70;"3";"4"))). Excel prüft von links nach rechts und stoppt beim ersten Treffer. Deshalb ordnest du die Bedingungen von streng nach weniger streng. Bei umgekehrter Reihenfolge würde jeder Wert über 90 schon bei der Bedingung „größer als 70“ hängen bleiben.

Excel erlaubt bis zu 64 Ebenen, doch schon vier oder fünf sind kaum lesbar. Nutze dann eine der beiden folgenden Lösungen. Als Faustregel gilt: Wer die Formel in einem halben Jahr nicht mehr versteht, hat sie zu verschachtelt.

WENNS: Die lesbare Alternative

WENNS prüft Bedingung nach Bedingung, ohne Verschachtelung: =WENNS(B2>=90;"1";B2>=80;"2";B2>=70;"3";WAHR;"4"). Die Paare aus Prüfung und Ergebnis stehen hintereinander. Das letzte Paar mit WAHR als Prüfung wirkt wie ein Sonst-Fall, denn WAHR trifft immer zu. Ohne diesen Abschluss gibt Excel bei keinem Treffer den Fehler #NV aus.

WENNS gibt es ab Excel 2019 und in Microsoft 365. Wer Dateien mit älteren Versionen austauscht, sollte das beachten, denn dort erscheint die Formel als Fehler. Für Auswahllisten mit festen Werten eignet sich =WAHL(Index;Wert1;Wert2;Wert3).

Stufen mit Nachschlagetabelle lösen

Wenn die Grenzen oft wechseln, gehören sie nicht in die Formel. Lege eine kleine Tabelle an: Spalte E mit den Untergrenzen 0, 50, 70, 80, 90 und Spalte F mit den Noten 5, 4, 3, 2, 1. Dann reicht =XVERWEIS(B2;E2:E6;F2:F6;;-1). Der Wert -1 sucht den nächstkleineren Eintrag. Die Untergrenzen müssen für diese Suche nicht sortiert sein. In älteren Versionen nimmst du =SVERWEIS(B2;E2:F6;2;WAHR), dort muss die erste Spalte aufsteigend sortiert sein. Die Funktion erklärt XVERWEIS statt SVERWEIS.

Der Vorteil: Ändern sich die Grenzen, passt du die Tabelle an, nicht hunderte Formeln. Auch Rabattstaffeln, Portotabellen und Steuerklassen lassen sich so abbilden.

Leere Zellen und Nullen behandeln

Eine leere Zelle zählt in Vergleichen mit Zahlen als null. =WENN(B2<50;"durchgefallen";"bestanden") meldet für eine leere Zeile „durchgefallen“. Fange das ab: =WENN(B2="";"";WENN(B2<50;"durchgefallen";"bestanden")). Der leere Text "" sorgt dafür, dass die Zelle optisch leer bleibt. Beachte aber, dass eine Zelle mit "" aus einer Formel nicht wirklich leer ist. Spätere Funktionen wie ISTLEER behandeln sie als gefüllt.

Mit ISTZAHL prüfst du, ob eine echte Zahl vorliegt: =WENN(ISTZAHL(B2);B2*2;"keine Zahl"). Das verhindert #WERT!-Fehler, wenn Text in einer Zahlenspalte steht.

WENNFEHLER und WENNNV

=WENNFEHLER(Wert;Wert_falls_Fehler) fängt jeden Fehler ab, etwa #DIV/0!, #NV oder #BEZUG!. Beispiel: =WENNFEHLER(B2/C2;0) zeigt null, wenn C2 leer oder null ist. Setze die Funktion aber mit Bedacht ein, denn sie versteckt auch echte Fehler wie Tippfehler in Namen. =WENNNV(...) fängt nur den Fehler #NV ab, der bei Suchfunktionen auftritt, und ist deshalb genauer.

Nutze WENNFEHLER nicht, um Fehler zu verdecken, deren Ursache du nicht kennst. Besser ist es, die Ursache zu suchen. Beim Durchgehen hilft der Befehl „Formelauswertung“ auf der Registerkarte „Formeln“, der die Berechnung Schritt für Schritt zeigt.

Beispiel: Fristen und Mahnstatus

In A2 steht das Rechnungsdatum, in B2 das Zahlungsziel in Tagen, in C2 das Datum der Zahlung (leer, wenn offen). Der Status in D2 lässt sich so ermitteln: =WENN(C2<>"";"bezahlt";WENN(HEUTE()>A2+B2;"überfällig";"offen")). HEUTE liefert das aktuelle Datum und rechnet bei jedem Öffnen neu. Für die Anzahl der Tage über Fälligkeit verwendest du =WENN(D2="überfällig";HEUTE()-(A2+B2);0). Mehr zum Rechnen mit Datum, Arbeitstagen und Fristen steht in Excel Datum berechnen.

Beispiel: Rabatt und Staffelpreise

Ein Rabatt von 5 Prozent ab 100 Stück und 10 Prozent ab 500 Stück ergibt mit WENNS: =WENNS(B2>=500;0,10;B2>=100;0,05;WAHR;0). Der Preis in C2 sinkt dann mit =B2*Einzelpreis*(1-D2). Stelle die Rabattspalte als Prozent dar. Für Summen nach Bedingung statt Einzelentscheidungen eignen sich ZÄHLENWENN und SUMMEWENN, siehe Excel SUMMEWENN und ZÄHLENWENN.

WENN mit bedingter Formatierung kombinieren

Statt eines Textes kannst du das Ergebnis einer WENN-Prüfung nutzen, um Zellen einzufärben. In der bedingten Formatierung wählst du „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen“ und trägst eine Prüfung ein, etwa =$D2="überfällig". Zeilen mit diesem Status färben sich rot. Wie das genau geht, erklärt Excel bedingte Formatierung. Wenn eine Dropdown-Liste die Eingabe vorgibt, passen die Texte immer zur Formel, siehe Excel Dropdown-Liste erstellen.

Typische Fehler

• #NAME?: Funktionsname falsch geschrieben, oder Text ohne Anführungszeichen. Prüfe Schreibweise und Anführungszeichen.
• #WERT!: Eine Zelle enthält Text, wo eine Zahl nötig ist.
• Falsches Ergebnis ohne Fehlermeldung: Reihenfolge der Bedingungen vertauscht, oder Grenzwerte mit > statt >=.
• Formel zeigt sich als Text: Die Zelle ist als Text formatiert. Stelle auf „Standard“ und tippe die Formel neu ein.
• Zu viele Klammern: Excel meldet einen Fehler in der Formel. Zähle die Paare.
• Dezimalkomma statt Punkt: In deutschen Versionen schreibst du 0,05, nicht 0.05.
• Zahlen als Text vergleichen: „100“ in Anführungszeichen ist Text und verhält sich anders als die Zahl 100.

Häufige Fragen

Wie viele Bedingungen verträgt WENNS?

Bis zu 127 Paare. Für mehr als sechs Stufen ist die Nachschlagetabelle übersichtlicher.

Kann WENN auch mehrere Zellen auf einmal ausgeben?

In Microsoft 365 ja. Die Formel läuft dann als Matrix und füllt benachbarte Zellen automatisch. Das erfordert freie Zellen rechts oder unterhalb.

Was ist der Unterschied zwischen WENN und WENNS?

WENN trifft eine Ja-Nein-Entscheidung, WENNS prüft mehrere Bedingungen nacheinander. WENNS ersetzt verschachtelte WENN-Funktionen.

Wie prüfe ich, ob ein Text einen Begriff enthält?

Mit =WENN(ISTZAHL(SUCHEN("Köln";A2));"ja";"nein"). SUCHEN liefert eine Position, wenn der Begriff vorkommt, sonst einen Fehler.