Etiketten und Visitenkarten in Word selbst drucken

Die Beschreibung gilt für Word in Microsoft 365 und Word 2019. Für Visitenkarten und Etiketten bieten viele Hersteller vorbereitete Bögen mit Artikelnummer.

Den richtigen Etikettenbogen wählen

Etikettenbögen gibt es in vielen Größen: mit 65 kleinen Etiketten für Absender, mit 21 für Adressen, mit 2 oder 4 für Pakete. Kaufe den Bogen passend zu deinem Drucker. Laserdrucker brauchen hitzebeständige Etiketten, Tintenstrahldrucker Etiketten mit saugfähiger Oberfläche. Falsche Etiketten können sich im Drucker lösen. Auf der Packung steht eine Artikelnummer, die Word als Vorlage kennt. Kontrolliere auch die Papiergröße (meist A4) und ob der Bogen für Laser, Tinte oder beides geeignet ist. Bei der Druckerwahl hilft Drucker kaufen.

Etiketten in Word erstellen

1. Öffne ein neues, leeres Dokument.
2. Wähle „Sendungen“, „Beschriftungen“.
3. Klicke auf „Optionen“. Wähle bei „Etikettenhersteller“ deinen Hersteller und bei „Produktnummer“ die Zahl von der Packung.
4. Gib im Feld „Adresse“ den gewünschten Text ein. Für den ganzen Bogen mit demselben Text wähle „Ganze Seite mit demselben Etikett“.
5. Für ein einzelnes Etikett wähle „Einzelnes Etikett“ und gib Zeile und Spalte an.
6. Klicke auf „Neues Dokument“. Word erzeugt eine Tabelle, die genau zu den Etiketten passt.

Wenn dein Bogen nicht in der Liste steht, klicke auf „Neue Beschriftung“ und trage die Maße ein: Seitenrand oben und links, Höhe und Breite eines Etiketts, Abstand zwischen den Etiketten und Anzahl pro Seite. Die Maße findest du auf dem Datenblatt des Herstellers. Die Tabellenlinien blendest du für den Druck aus. Aktiviere „Gitternetzlinien anzeigen“ unter „Tabellentools“, „Layout“, damit du die Grenzen siehst.

Adressen aus Excel einsetzen

Für viele Adressen nutzt du den Seriendruck. Die Adressliste führst du in Excel als Tabelle mit Spalten wie Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort. Wichtig: Postleitzahlen mit führender Null als Text formatieren, sonst fehlt die Null. Das behandelt Word-Serienbrief erstellen. Wähle im Seriendruck „Etiketten“, verknüpfe die Liste und füge die Felder in das erste Etikett ein. Mit „Beschriftungen aktualisieren“ überträgt Word das Muster auf alle. Prüfe in der Vorschau mehrere Datensätze. Für saubere Daten hilft Excel Text trennen und verbinden. Bei Datenschutz gilt: Adressen nur für den Zweck nutzen, für den du sie erhalten hast.

Layout und Gestaltung

• Schriftgröße: Für Adressen 10 bis 12 Punkt, bei kleinen Etiketten 8 bis 9.
• Zeilenabstand: Einfach, keine Abstände vor und nach dem Absatz, sonst läuft der Text über.
• Ausrichtung: Links für Adressen, zentriert für Namensschilder.
• Ränder in der Zelle: Falls Text am Rand klebt, ändere den Zellenrand.
• Logo: Ein kleines Bild, als „Mit Text in Zeile“ eingefügt, siehe Word Bilder einfügen.
• Rahmen: Für Etiketten ohne Rand wähle „Kein Rahmen“.

Halte die Gestaltung schlicht. Zu viele Schriften wirken unruhig. Wenn der Text nicht passt, kürze oder verkleinere die Schrift.

Richtig drucken

1. Öffne „Datei“, „Drucken“ und wähle den Drucker.
2. Wähle als Papier „Etiketten“ oder „Schweres Papier“, falls der Drucker das anbietet. Das verlangsamt den Transport und bessert die Haftung der Farbe.
3. Stelle die Größe auf „Tatsächliche Größe“ oder 100 Prozent. „An Seite anpassen“ verschiebt das Raster.
4. Nutze, wenn möglich, den Einzelblatteinzug und lege nur einen Bogen ein.
5. Lege den Bogen mit der Etikettenseite in der Richtung ein, die der Drucker verlangt (meist Druckseite nach oben beim Einzug von hinten, nach unten bei Kassetten).
6. Drucke.

Aktiviere nie den beidseitigen Druck für Etiketten. Duplex-Einstellungen findest du in Doppelseitig drucken, hier sollen sie aus sein. Der Bogen darf nicht mehrfach durch den Drucker laufen, sonst lösen sich Etiketten.

Probedruck auf Papier

Drucke zuerst auf normales Papier und halte es gegen das Licht vor den Etikettenbogen. So siehst du, ob die Ausrichtung stimmt. Verschiebt sich der Text, korrigiere in der Tabelle die Ränder oder in den Druckeigenschaften den Versatz. Viele Drucker erlauben eine Feinjustierung. Achte auf das Papierformat: A4 statt Letter. Ein Probedruck spart teure Bögen. Bei Laserdruckern ist der Bogen nach dem Druck heiß, lass ihn abkühlen, bevor du ihn anfasst.

Visitenkarten selbst drucken

Für Visitenkarten gibt es perforierte Bögen mit zehn Karten pro Seite. Wähle in Word „Beschriftungen“ und die Produktnummer des Kartenbogens. Gestalte eine Karte: Name, Funktion, Telefon, E-Mail, Adresse, optional Logo. Mit „Beschriftungen aktualisieren“ erscheinen alle zehn Karten. Wähle ein gut lesbares Schriftbild und genug Weißraum. Für professionelle Ergebnisse oder größere Mengen lohnt sich eine Druckerei, denn Heimdruck hat kleine Ränder und weniger scharfe Kanten. Beim Mikroperforieren bleibt manchmal ein Rand. Die Vorlage speicherst du als Datei und nutzt sie später wieder, siehe Word-Vorlage erstellen.

Versandetiketten und Absenderaufkleber

Für Päckchen nutzt du große Bögen mit zwei Etiketten oder ein Etikettenpapier in Halbseitengröße. Der Absender kommt oben links, der Empfänger gut lesbar in die Mitte. Schreibe die Postleitzahl und den Ort in einer Zeile, ohne Leerzeilen. Verwende eine Schrift ohne Verzierung. Für Paketdienste kannst du den Aufkleber auch online erstellen und auf Etikettenpapier drucken. Dann gelten die Vorgaben des Dienstes für Größe und Barcode, verändere nichts am Barcode. Bei Rückfragen gelten die Bedingungen des Versenders.

Sonderfälle: Ordner, CD, Namensschilder

• Ordnerrücken: Schmale hohe Etiketten, Text um 90 Grad drehen: „Layout“, „Textrichtung“.
• Namensschilder: Eine Zelle pro Namen, groß und zentriert. Serienbrief für viele Gäste.
• Rundetiketten: Etikettenbögen mit Kreisen, Passende Vorlage prüfen.
• Flaschen- und Gläseretiketten: Wasserfeste Folie verwenden.
• Tischkarten: Auf dickeres Papier drucken und falten.

Papier und Drucker

Verwende Etiketten, die zum Druckertyp passen. Die Bögen dürfen nicht gewellt oder feucht sein. Lagere sie flach und trocken. Reinige bei Problemen die Papierwalzen und halte den Einzug sauber, siehe Papierstau und Druckqualität. Verwende keine Bögen, bei denen bereits Etiketten fehlen, denn der Kleber kann sich im Drucker festsetzen. Drucker mit direktem Papierweg sind besser als solche mit starker Kurve.

Typische Probleme

• Text sitzt versetzt: Skalierung steht auf „An Seite anpassen“. Auf 100 Prozent stellen.
• Letzte Zeile fehlt: Zeilenabstände zu groß. Absatzabstände auf 0.
• Etikett wird abgeschnitten: Druckbereich des Druckers. Ränder anpassen.
• Drucker zieht mehrere Bögen: Nur einen Bogen einlegen, Einzug prüfen.
• Tinte verschmiert: Falsches Etikettenmaterial oder zu viel Tinte. Entwurfsmodus nutzen.
• PLZ ohne Null: Excel-Spalte war Zahl. Als Text formatieren.
• Mehrere Datensätze zeigen dasselbe: „Beschriftungen aktualisieren“ vergessen.
• Etikett löst sich im Drucker: Laserdrucker mit Tinten-Etiketten bestückt. Nur geeignete Bögen nutzen.

Häufige Fragen

Kann ich ein einzelnes Etikett drucken?

Ja, in der Etikettenfunktion „Einzelnes Etikett“ mit Zeile und Spalte. Benutze angebrochene Bögen nur, wenn der Drucker sie sauber einzieht.

Warum passt der Druck nicht auf die Etiketten?

Meist stimmt die Skalierung nicht. Drucke auf 100 Prozent und teste mit Papier.

Geht das auch mit LibreOffice?

Ja, es hat eine ähnliche Funktion unter „Datei“, „Neu“, „Etiketten“. Die Vorlagen sind nicht immer identisch.

Wie bekomme ich ein Logo auf das Etikett?

Füge das Bild in das erste Etikett ein und aktualisiere die Beschriftungen, dann erscheint es auf allen.