Word Änderungen nachverfolgen: Überarbeiten und Kommentare

Die Menüs gelten für Microsoft Word 365 und ähnlich für Word 2019 und 2021. Die Namen einzelner Schaltflächen können je nach Version leicht abweichen.

Wofür der Änderungsmodus gedacht ist

Im normalen Modus überschreibt jede Änderung den alten Text. Du siehst nicht, was die Kollegin gestrichen oder ergänzt hat. Mit eingeschaltetem Änderungsmodus bleibt der Originaltext sichtbar: Gelöschtes wird durchgestrichen, Neues unterstrichen und farbig dargestellt. Du entscheidest anschließend pro Änderung, ob sie bleibt. Das passt zu Bewerbungen, Verträgen, Bachelorarbeiten oder Texten, die ein Lektorat durchläuft. Zum Layout einer langen Arbeit lies auch Word Abschlussarbeit formatieren.

Änderungen nachverfolgen einschalten

1. Öffne das Dokument und wechsle auf die Registerkarte „Überprüfen“.
2. Klicke auf „Änderungen nachverfolgen“. Die Schaltfläche erscheint hervorgehoben, solange der Modus aktiv ist. Alternativ schaltest du mit Strg+Umschalt+E um.
3. Wähle bei Bedarf „Für alle“ oder „Nur für mich“. „Für alle“ legt fest, dass jeder, der das Dokument öffnet, mit Markierungen arbeitet. „Nur für mich“ ist ein persönlicher Schalter und gilt nicht für andere.
4. Bearbeite den Text. Jede Eingabe, Löschung und Formatänderung wird nun als Änderung festgehalten.

Ob Formatierungen mit aufgezeichnet werden, stellst du über den kleinen Pfeil unter „Änderungen nachverfolgen“ ein: „Änderungsoptionen“. Dort kannst du die Aufzeichnung von Formatierungen abschalten, wenn sie nur Rauschen erzeugt, etwa nach einem Layoutwechsel.

Die Ansichten: Welche Markierungen siehst du?

In der Gruppe „Nachverfolgung“ gibt es ein Auswahlfeld mit vier Einstellungen.

Beachte: „Kein Markup“ blendet die Änderungen nur aus, sie bleiben im Dokument. Wer so ein Dokument weitergibt, gibt auch die Änderungen weiter. Mehr dazu im Abschnitt zum Versand.

Änderungen prüfen: Annehmen und Ablehnen

Stelle den Cursor an den Anfang des Dokuments und klicke unter „Änderungen“ auf „Weiter“. Word springt zur ersten Änderung. Mit „Annehmen“ übernimmst du sie, mit „Ablehnen“ verwirfst du sie, danach springt Word zur nächsten. So gehst du den gesamten Text durch. Alternativ klickst du eine Markierung direkt an und wählst im Kontextmenü „Einfügung annehmen“ oder „Löschung ablehnen“.

Der Pfeil unter „Annehmen“ bietet weitere Optionen: „Alle Änderungen im Dokument annehmen“ übernimmt alles auf einmal. Das ist praktisch, wenn du den Änderungen insgesamt vertraust, aber riskant, wenn du sie nicht gelesen hast. Über das Menü „Prüfbereich“ siehst du alle Änderungen als Liste an der Seite, mit Name, Zeitpunkt und Art. Das hilft, den Überblick in langen Dokumenten zu behalten.

Du kannst auch nach Bearbeitern filtern. Unter „Markup anzeigen“ und „Bestimmte Personen“ wählst du aus, wessen Änderungen sichtbar sind. So prüfst du Beiträge nacheinander statt alle gemischt.

Kommentare schreiben und beantworten

Markiere die Stelle, zu der du etwas anmerken willst, und klicke auf „Neuer Kommentar“ oder drücke Strg+Alt+M. Es öffnet sich ein Feld am Seitenrand. Kommentare sind ideal für Fragen, Begründungen und Hinweise, die nicht im Text stehen sollen. Mit „Antworten“ führst du eine Diskussion in einem Kommentar. In neueren Versionen kannst du einen Kommentar als „erledigt“ markieren, er wird dann grau und stört nicht mehr.

Kommentare zu löschen geht einzeln über das Kontextmenü oder gesammelt über den Pfeil unter „Löschen“: „Alle Kommentare im Dokument löschen“. Bevor du das tust, speichere eine Kopie mit den Kommentaren, wenn sie später noch als Nachweis dienen sollen.

Name und Farbe der Bearbeiter

Word beschriftet jede Änderung mit dem Benutzernamen aus den Optionen. Du findest ihn unter „Datei“, „Optionen“, „Allgemein“, „Microsoft Office-Kopie personalisieren“. Das Feld „Benutzername“ und „Initialen“ kannst du ändern. Achte darauf, einen Namen zu verwenden, den der Empfänger zuordnen kann. Für Anonymität bei Bewerbungsunterlagen oder Gutachten kann ein neutraler Name sinnvoll sein. Hinweise zu weiteren Spuren in Dateien gibt Metadaten entfernen.

Die Farbe bestimmt Word automatisch pro Bearbeiter. In den Änderungsoptionen kannst du Farben für Einfügungen, Löschungen und Kommentare festlegen, wenn dir die Standardfarben nicht gefallen oder bei Farbschwäche schwer zu unterscheiden sind.

Zwei Fassungen vergleichen

Hat jemand ohne Änderungsmodus gearbeitet, kannst du die Unterschiede nachträglich ermitteln. Wähle „Überprüfen“, „Vergleichen“, „Vergleichen“. Wähle das Originaldokument und das überarbeitete Dokument aus. Word erzeugt ein drittes Dokument mit allen Unterschieden als Änderungen, die du wie gewohnt annehmen oder ablehnen kannst. Die beiden Originale bleiben unverändert.

Das Ergebnis ist nur so gut wie die Eingaben. Haben sich Formatierung oder Seitenumbrüche geändert, zeigt Word auch das. In den erweiterten Optionen kannst du bestimmte Arten von Änderungen vom Vergleich ausnehmen, etwa Formatierung oder Groß- und Kleinschreibung.

Mehrere Überarbeitungen kombinieren

Haben drei Personen dieselbe Fassung unabhängig bearbeitet, führst du die Ergebnisse mit „Kombinieren“ zusammen. Du findest die Funktion im selben Menü wie „Vergleichen“. Wähle das Original und eine überarbeitete Fassung, speichere das Ergebnis und kombiniere es anschließend mit der nächsten. Im Ergebnis stehen alle Änderungen mit dem jeweiligen Namen der Bearbeiter. Widersprüchliche Änderungen an derselben Stelle entscheidest du selbst.

Änderungsmodus erzwingen

Damit niemand versehentlich ohne Nachverfolgung schreibt, kannst du den Modus sperren. Wähle „Überprüfen“, „Bearbeitung einschränken“, aktiviere die Option für Änderungen und wähle „Nachverfolgte Änderungen“. Danach klickst du auf „Ja, Schutz jetzt anwenden“ und vergibst bei Bedarf ein Kennwort. Ohne Kennwort kann jeder den Schutz aufheben. Ein Kennwort, das du vergisst, lässt sich nicht einfach zurücksetzen, schreibe es also auf. Zum Schutz ganzer Dateien siehe Word und Excel Datei mit Passwort schützen.

Gemeinsam arbeiten in der Cloud

Speichert ihr das Dokument in OneDrive oder SharePoint, können mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten. Word zeigt dann die Cursor der anderen an. Dieses gemeinsame Bearbeiten ersetzt oft den Wechsel von Fassungen per E-Mail. Der Änderungsmodus bleibt zusätzlich nutzbar, wenn ihr Änderungen nachvollziehen wollt. Der Versionsverlauf unter „Datei“ und „Informationen“ zeigt ältere Stände und lässt sie wiederherstellen. Für unabhängige Anbieter siehe Cloud-Speicher vergleichen. Ist eine Datei einmal nicht gespeichert, hilft Word-Datei nicht gespeichert: Wiederherstellen.

Vor dem Versand: Spuren entfernen

Ein Dokument, das nach außen geht, soll keine internen Kommentare, keine alten Textfassungen und keine Autoreninformationen enthalten. Gehe so vor.

1. Speichere eine Kopie unter neuem Namen, bevor du etwas löschst.
2. Nimm alle Änderungen an oder lehne sie ab. Prüfe mit „Alle Markups“, ob nichts Verstecktes mehr da ist.
3. Lösche alle Kommentare.
4. Wähle „Datei“, „Informationen“, „Auf Probleme überprüfen“, „Dokument prüfen“. Der Dokumentinspektor findet Kommentare, Überarbeitungen, versteckten Text und persönliche Informationen und kann sie entfernen.
5. Erstelle bei Bedarf ein PDF, siehe Als PDF speichern. Prüfe auch dort das Ergebnis.

Typische Stolperfallen

• Änderungen erscheinen nicht: Der Modus ist ausgeschaltet. Prüfe, ob „Änderungen nachverfolgen“ hervorgehoben ist.
• Alle Änderungen verschwinden beim Öffnen: Die Ansicht steht auf „Kein Markup“ oder „Original“.
• Kommentare nicht auffindbar: Im Menü „Markup anzeigen“ ist die Anzeige von Kommentaren ausgeschaltet.
• Dokument wird beim Annehmen träge: Sehr viele Änderungen auf einmal sind rechenintensiv. Nimm abschnittsweise an oder teile das Dokument.
• Layout springt: Formatänderungen werden mitgeführt. Nutze Formatvorlagen statt manueller Anpassungen, siehe Word-Layout ohne Leertasten.
• Änderungen anderer Bearbeiter lassen sich nicht ablehnen: Das Dokument ist geschützt oder schreibgeschützt. Prüfe den Schutz unter „Bearbeitung einschränken“.

Häufige Fragen

Kann ich Änderungen nachträglich einer Person zuordnen?

Ja. Fahre mit der Maus über eine Änderung oder öffne den Prüfbereich. Dort steht der Name, der in Word beim Bearbeiten hinterlegt war.

Funktioniert das auch in LibreOffice?

Ja, Writer hat ebenfalls einen Änderungsmodus unter „Bearbeiten“, „Änderungen verfolgen“. Der Austausch im Format DOCX klappt meist, Feinheiten können abweichen. Hinweise zum Umstieg gibt LibreOffice statt Microsoft Office.

Wie drucke ich ein Dokument ohne Markierungen?

Wähle unter „Datei“, „Drucken“ in den Einstellungen die Option „Markup drucken“ ab. Alternativ wählst du vorher „Kein Markup“.

Was passiert, wenn ich den Änderungsmodus ausschalte?

Bereits aufgezeichnete Änderungen bleiben erhalten. Neue Eingaben werden nicht mehr markiert.