Word Abschnitte und Querformat: Umbrüche, Spalten, Seitenzahlen

Die Befehle gelten für Word in Microsoft 365 und Word 2019. Die Bezeichnungen können je nach Version und Sprache leicht abweichen. Wer ein ganzes Dokument formatiert, findet zusätzliche Hinweise in Word Abschlussarbeit formatieren.

Was ein Abschnitt ist

Ein Word-Dokument besteht standardmäßig aus einem Abschnitt. Alle Seiten haben dasselbe Format, dieselben Ränder, dieselben Kopfzeilen. Wer etwas anders haben will, teilt das Dokument in Abschnitte. Jeder Abschnitt kann eigene Ränder, eine eigene Ausrichtung, eigene Spalten, eigene Kopf- und Fußzeilen und eine eigene Seitennummerierung bekommen. Ein Abschnittsumbruch ist die Trennstelle, an der diese Eigenschaften wechseln.

Das ist die saubere Lösung für Dokumente mit Deckblatt, Verzeichnissen, Querformat-Anhang oder zweispaltigem Teil. Wer stattdessen mit Leerzeilen und Leerzeichen arbeitet, verliert das Layout bei der kleinsten Änderung. Hinweise dazu stehen in Word-Layout ohne Leertasten.

Formatierungszeichen anzeigen

Klicke auf „Start“ und das Symbol ¶ in der Gruppe „Absatz“, oder drücke Strg+Umschalt+(. Ab jetzt zeigt Word Absatzmarken, Leerzeichen und Umbrüche. Ein Abschnittsumbruch erscheint als doppelte gepunktete Linie mit dem Text „Abschnittsumbruch (Nächste Seite)“, ein Seitenumbruch als gepunktete Linie mit „Seitenumbruch“. Wer Layoutprobleme hat, sieht damit sofort, ob zu viele Umbrüche oder leere Absätze im Weg sind. Zum Löschen eines Umbruchs setzt du den Cursor davor und drückst Entf.

Seitenumbruch und Abschnittsumbruch

Ein einfacher Seitenumbruch ändert nichts am Format. Willst du, dass das Kapitel immer auf einer neuen Seite beginnt, ist ein Seitenumbruch vor der Überschrift oder die Absatzoption „Seitenumbruch oberhalb“ in der Formatvorlage sinnvoller als ein von Hand gesetzter Umbruch.

Eine Seite im Querformat

1. Setze den Cursor ans Ende der Seite vor der Querformat-Seite.
2. Wähle „Layout“, „Umbrüche“ und „Nächste Seite“ unter „Abschnittsumbrüche“.
3. Setze den Cursor ans Ende der Querformat-Seite, also dorthin, wo wieder Hochformat gelten soll, und füge erneut einen Abschnittsumbruch „Nächste Seite“ ein.
4. Klicke in den mittleren Abschnitt und wähle „Layout“, „Ausrichtung“, „Querformat“.
5. Prüfe über „Layout“ und den Pfeil unten rechts in der Gruppe „Seite einrichten“, dass bei „Übernehmen für“ der Eintrag „Diesen Abschnitt“ steht.

Die Seiten davor und danach bleiben im Hochformat. Wenn sich die ganze Datei dreht, fehlt einer der beiden Umbrüche, oder die Option „Übernehmen für“ steht auf „Gesamtes Dokument“. Beim Drucken drehen die meisten Drucker die Seiten automatisch, doppelseitiger Druck kann durch die Drehung anders umbrechen. Mehr zu Duplexdruck steht in Doppelseitig drucken.

Kopf- und Fußzeilen pro Abschnitt

Standardmäßig übernimmt jeder neue Abschnitt die Kopf- und Fußzeile des vorherigen. Das siehst du am Hinweis „Wie vorherige“ im Kopfbereich. Um eine andere Kopfzeile nur in einem Abschnitt zu haben, doppelklicke in den Kopfbereich dieses Abschnitts. Auf der Registerkarte „Kopf- und Fußzeile“ schaltest du „Mit vorheriger verknüpfen“ aus. Danach änderst du den Text, ohne den vorherigen Abschnitt zu verändern.

Wichtig: Schalte die Verknüpfung am Anfang des Abschnitts aus, dann wirkt die Änderung auf den Abschnitt und alle folgenden. Soll der folgende Abschnitt wieder die ursprüngliche Kopfzeile zeigen, bearbeite dessen Kopfzeile ebenfalls getrennt, denn sie bleibt nach dem Trennen eigenständig. Für ein Deckblatt ohne Kopfzeile gibt es zusätzlich die Option „Erste Seite anders“ in den Kopf- und Fußzeilentools.

Seitenzahlen: Deckblatt ohne Zahl, neu beginnen

1. Setze den Cursor in den Abschnitt, ab dem die Zählung neu beginnen soll.
2. Wähle „Einfügen“, „Seitenzahl“, „Seitenzahlen formatieren“.
3. Wähle bei „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und trage 1 ein.
4. Prüfe, dass die Fußzeile dieses Abschnitts nicht mehr mit dem vorherigen verknüpft ist, falls dort keine Zahl stehen soll.

Ein üblicher Aufbau: Abschnitt 1 enthält Deckblatt und Verzeichnisse ohne Zahl oder mit römischen Ziffern, Abschnitt 2 beginnt mit dem Text und Zahl 1. Für römische Ziffern wählst du im selben Dialog ein anderes Zahlenformat. Ein Inhaltsverzeichnis, das die Zahlen korrekt übernimmt, erklärt Word Inhaltsverzeichnis und Seitenzahlen einrichten. Aktualisiere es nach Änderungen mit F9.

Text in Spalten setzen

Markiere den Text, der in Spalten laufen soll, und wähle „Layout“, „Spalten“. Wähle zwei oder drei Spalten oder „Weitere Spalten“ für eigene Breiten, Abstände und eine Trennlinie. Word fügt vor und nach dem markierten Bereich automatisch fortlaufende Abschnittsumbrüche ein. Der Rest der Seite bleibt einspaltig. Überschriften, die über beide Spalten laufen sollen, setzt du in einen eigenen einspaltigen Abschnitt davor.

Mit einem Spaltenumbruch zwingst du Text an den Anfang der nächsten Spalte. Am Seitenende gleicht Word die Spalten nur aus, wenn dort ein fortlaufender Abschnittsumbruch steht. Fehlt der, füllt Word die linke Spalte komplett und lässt die rechte leer. Spalten eignen sich für Newsletter, Flyer, Vereinsblätter und Glossare. Für Tabellenlayouts sind Spalten ungeeignet, hier nimmst du eine Tabelle.

Ränder und Format pro Abschnitt

Auch Ränder, Papierformat und Zeilennummern sind pro Abschnitt einstellbar. Öffne „Layout“ und den Pfeil unten rechts in der Gruppe „Seite einrichten“. Stelle auf der Registerkarte „Seitenränder“ die Werte ein und achte unten auf „Übernehmen für“. Ein breiterer Innenrand für die Bindung heißt „Bundsteg“. Spiegelränder brauchst du für doppelseitigen Druck mit Bindung. Wenn du Dokumente als PDF weitergibst, achte auf das Papierformat und die Einstellungen beim Speichern, siehe Als PDF speichern unter Windows 11.

Seitenumbrüche steuern: Absatzoptionen

Oft ist ein manueller Umbruch nicht nötig. Öffne mit Rechtsklick auf einen Absatz die Absatzeinstellungen und wechsle auf „Zeilen- und Seitenumbruch“. Dort findest du praktische Optionen.

• Absätze nicht trennen: Der Absatz bleibt zusammen und rutscht komplett auf die nächste Seite.
• Absatz nicht vom nächsten trennen: Überschriften bleiben mit dem Text darunter zusammen. Die eingebauten Überschriftenformate haben diese Option bereits.
• Seitenumbruch oberhalb: Der Absatz beginnt immer auf einer neuen Seite. Gut für Kapitelüberschriften.
• Absatzkontrolle: Verhindert einzelne Zeilen am Seitenanfang oder -ende (Schusterjunge und Hurenkind).

Stelle diese Optionen in der Formatvorlage ein, nicht an einzelnen Absätzen. Dann gelten sie überall im Dokument und lassen sich zentral ändern.

Leere Seite am Ende entfernen

Eine leere Seite am Ende hat meist eine einfache Ursache: Nach einer Tabelle, einem Bild oder einem Seitenumbruch steht ein Absatz, der nicht mehr auf die Seite passt. Schalte die Formatierungszeichen ein und lösche überflüssige Absatzmarken oder Umbrüche. Nach einer Tabelle am Seitenende lässt sich die letzte Absatzmarke nicht löschen. Verkleinere sie dann: Markiere die Marke, setze die Schriftgröße auf 1 Punkt und den Zeilenabstand auf „Genau 1 Punkt“. Dann passt sie noch auf die Seite.

Auch ein Abschnittsumbruch „Nächste Seite“ am Ende erzeugt eine leere Seite. Ändere ihn in „Fortlaufend“ oder lösche ihn, wenn das Dokument dort endet. Bedenke, dass das Löschen eines Abschnittsumbruchs die Formatierung des vorherigen Abschnitts mit dem folgenden vertauscht. Prüfe danach die Ausrichtung.

Große Tabellen und Querformat

Passt eine breite Tabelle nicht ins Hochformat, ist der Abschnitt in Querformat die beste Lösung. Alternativ verkleinerst du die Schrift, kürzt Spaltentitel oder wählst „Tabelleneigenschaften“, „Automatisch anpassen“, „Fenster“. Für sehr große Auswertungen ist Excel das richtige Werkzeug. Wie du Tabellen sauber druckst, steht in Excel-Tabelle drucken. Die Tabelle lässt sich als Objekt aus Excel einfügen und im Word-Abschnitt in Querformat platzieren.

Typische Probleme

• Alle Seiten sind im Querformat: Die Option „Übernehmen für“ stand auf „Gesamtes Dokument“, oder der zweite Abschnittsumbruch fehlt.
• Seitenzahl springt: Die Nummerierung beginnt bei dem Abschnitt neu. Setze „Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt“.
• Kopfzeile ändert sich überall: „Mit vorheriger verknüpfen“ ist noch aktiv.
• Spalten sind ungleich lang: Es fehlt der fortlaufende Abschnittsumbruch am Ende.
• Bild verschiebt sich: Es ist im Text verankert. Stelle den Textumbruch des Bildes ein und verankere es am passenden Absatz.
• Layout bricht nach dem Öffnen auf einem anderen Rechner: Schriften oder Drucker unterscheiden sich. Bettet Schriften ein oder gib das Dokument als PDF weiter.

Häufige Fragen

Wie sehe ich, in welchem Abschnitt ich bin?

Klicke mit rechts auf die Statusleiste unten und aktiviere „Abschnitt“. Dann zeigt Word die Abschnittsnummer an.

Kann ich einen Abschnitt wieder auflösen?

Ja. Lösche den Abschnittsumbruch. Der Text davor übernimmt dann die Eigenschaften des folgenden Abschnitts.

Warum kann ich die Seitenzahl nicht ändern?

Sie steht im Fußbereich. Doppelklicke dort hinein, dann sind Feldfunktionen bearbeitbar, oder nutze „Seitenzahl formatieren“.

Funktioniert das in LibreOffice genauso?

Ähnlich, dort heißen die Elemente Seitenvorlagen. Beim Austausch von DOCX-Dateien prüfe die Umbrüche, siehe LibreOffice statt Microsoft Office.