PowerPoint-Präsentation erstellen: Aufbau, Folienmaster, Vortrag

Die Schritte gelten für aktuelle PowerPoint-Versionen unter Windows. Bezeichnungen im Menüband können je nach Version leicht abweichen. Das Vorgehen lässt sich in ähnlicher Form auch in anderen Präsentationsprogrammen nutzen.

Erst planen, dann Folien bauen

Bevor du PowerPoint öffnest, klärst du drei Dinge: Wer sieht die Präsentation, was soll danach bekannt sein oder entschieden werden, und wie viel Zeit hast du. Als grobe Faustregel rechnest du mit ein bis zwei Minuten pro Folie. Eine Präsentation von zehn Minuten kommt daher mit fünf bis zehn Folien aus.

Schreibe zuerst eine Gliederung auf Papier oder in der Gliederungsansicht von PowerPoint. Ein bewährter Aufbau besteht aus Einstieg, Problem oder Ausgangslage, Lösung oder Kernaussagen, Ergebnis und einem klaren Abschluss mit nächsten Schritten. Wenn du zuerst den Inhalt ordnest, vermeidest du, dass Folien nur aus Gewohnheit gefüllt werden.

Format und Grundeinstellungen

Moderne Bildschirme und Beamer arbeiten fast immer im Seitenverhältnis 16:9. Unter „Entwurf“ und „Foliengröße“ stellst du das Format ein. Wähle es vor dem Einfügen von Bildern, denn ein späterer Wechsel verzerrt Elemente manchmal.

• Breitbild (16:9): Standard für Bildschirme, Beamer und Videokonferenzen.
• Standard (4:3): Nur nötig, wenn ältere Technik vor Ort ist.
• Hochformat: Für Aushänge oder Bildschirme im Foyer, nicht für klassische Vorträge.

Lege außerdem früh fest, ob du die Präsentation später ausdrucken willst. In diesem Fall wählst du helle Hintergründe und vermeidest große Farbflächen, damit die Seiten gut lesbar bleiben und wenig Toner oder Tinte verbrauchen.

Folienmaster: Design einmal festlegen

Der Folienmaster ist die wichtigste Funktion für ein einheitliches Aussehen. Du öffnest ihn über „Ansicht“ und „Folienmaster“. Oben in der Liste steht der Master selbst, darunter die Layouts wie „Titelfolie“ oder „Titel und Inhalt“. Änderungen am Master wirken sich auf alle Folien aus, die auf diesen Layouts beruhen.

1. Öffne „Ansicht“ und „Folienmaster“ und klicke auf die oberste Folie.
2. Lege Schriftarten und Farben fest, am besten über „Schriftarten“ und „Farben“ im Menüband.
3. Platziere ein Logo oder eine Fußzeile einmal im Master statt auf jeder Folie.
4. Passe bei Bedarf einzelne Layouts an, etwa eine Titelfolie ohne Fußzeile.
5. Schließe die Masteransicht und prüfe einige Folien auf ein einheitliches Bild.

Inhalte: Text, Bilder und Diagramme

Jede Folie sollte eine einzige Aussage tragen. Formuliere die Überschrift als Ergebnis, etwa „Die Wartezeit sinkt um die Hälfte“ statt „Wartezeiten“. Darunter reichen wenige Stichpunkte. Als Orientierung gelten höchstens fünf Stichpunkte pro Folie mit je einer Zeile. Alles, was du sagen kannst, musst du nicht aufschreiben.

Bilder wirken stärker als Text, wenn sie zur Aussage passen. Verwende Fotos in guter Auflösung und skaliere sie nicht über ihre Originalgröße hinaus. Hilfen zur Wahl des Dateiformats findest du in JPG, PNG, WebP, HEIC und AVIF im Vergleich. Für Zahlen eignen sich Diagramme besser als Tabellen. Wie du ein Diagramm sauber aufbaust, steht in Excel-Diagramm erstellen. Du kannst es in PowerPoint einfügen und dort anpassen.

Wenn eine Folie zu voll wirkt, dann teile sie in zwei Folien oder streiche alles, was nicht zur Aussage beiträgt. Weißraum ist kein Platzverlust, sondern erhöht die Lesbarkeit.

Schrift, Farben und Kontrast

Wähle eine gut lesbare Schriftart ohne Serifen und bleibe bei höchstens zwei Schriftarten. Für Fließtext eignen sich mindestens 24 Punkt, für Überschriften 32 Punkt und mehr. Kleinere Schrift ist im hinteren Teil eines Raumes kaum lesbar. Installierst du eigene Schriften, beachte die Hinweise in Schriftarten unter Windows 11 installieren, denn auf fremden Rechnern fehlen sie sonst.

Der Kontrast zwischen Text und Hintergrund muss hoch sein. Dunkle Schrift auf hellem Grund ist im Büro meist die sicherere Wahl. Heller Text auf dunklem Hintergrund funktioniert in abgedunkelten Räumen gut. Vermeide Farbverläufe und Muster hinter Text, weil sie die Lesbarkeit senken. Nutze eine Palette aus zwei bis drei Farben und setze Akzentfarben nur ein, wenn du etwas hervorheben willst.

Übergänge und Animationen sparsam einsetzen

Übergänge zwischen Folien und Animationen von Objekten können einen Inhalt schrittweise aufbauen. Das ist nützlich, wenn du eine Liste Punkt für Punkt erklärst. Zu viele Effekte lenken aber ab und wirken unprofessionell. Verwende pro Präsentation einen einzigen, ruhigen Übergang wie „Überblenden“ und setze Animationen nur ein, wenn sie dem Verständnis dienen.

Vortrag vorbereiten: Notizen und Referentenansicht

Unter jeder Folie gibt es einen Notizbereich. Dort schreibst du Stichwörter, Zahlen und Übergänge zur nächsten Folie auf. Die Notizen sieht das Publikum nicht. In der Referentenansicht erscheinen sie auf deinem Bildschirm, während der Beamer nur die Folie zeigt. Du aktivierst sie in der Registerkarte „Bildschirmpräsentation“ über „Referentenansicht verwenden“.

• F5: Präsentation von der ersten Folie starten.
• Umschalt+F5: Ab der aktuellen Folie starten.
• B oder W: Bildschirm schwarz oder weiß schalten, um die Aufmerksamkeit zurückzuholen.
• Esc: Präsentation beenden.

Übe den Vortrag mindestens einmal laut mit Stoppuhr. Über „Bildschirmpräsentation“ und „Neue Einstellung“ kannst du Zeiten proben. So merkst du früh, welche Folien zu lang sind. Wenn du viel auf dem Bildschirm zeigen musst, helfen auch Tastenkürzel zum Wechseln der Fenster, die in Windows-11-Tastenkombinationen stehen.

Praxis: Präsentation in sechs Schritten

Lege Ziel, Zielgruppe und Zeit fest und schreibe eine Gliederung. Öffne PowerPoint, stelle das Format auf 16:9 und richte im Folienmaster Schrift, Farben und Logo ein. Lege dann je Gliederungspunkt eine Folie mit passendem Layout an und formuliere die Überschriften als Aussagen. Ergänze Bilder und Diagramme, kürze den Text auf Stichpunkte und schreibe die Sprechtexte in die Notizen. Zum Schluss führst du einen Probelauf durch, speicherst die Datei und exportierst eine PDF-Kopie.

Datei weitergeben: PowerPoint, Show oder PDF

Für die Weitergabe gibt es drei übliche Wege. Die normale Datei (pptx) bleibt bearbeitbar. Eine PowerPoint-Show (ppsx) startet direkt im Präsentationsmodus und eignet sich für Vorführgeräte. Als PDF bleibt das Layout auf jedem Gerät gleich, Animationen und Videos gehen aber verloren. Das Speichern als PDF funktioniert über „Datei“, „Exportieren“ und „PDF/XPS-Dokument erstellen“. Alternativ hilft Als PDF speichern unter Windows 11.

Große Dateien mit vielen Bildern passen oft nicht in eine E-Mail. Nutze dann einen Freigabelink oder komprimiere die Bilder über „Bildformat“ und „Bilder komprimieren“. Mehr dazu steht in Große Dateien verschicken. Enthält die Präsentation vertrauliche Zahlen, schütze sie mit einem Kennwort. Das Vorgehen ähnelt dem in Word und Excel mit Passwort schützen.

Technik am Vortragstag

Komme früh genug, um Beamer, Kabel und Ton zu testen. Bringe die Präsentation zusätzlich auf einem USB-Stick und als PDF mit, damit ein Ausfall des Laptops nicht das Ende bedeutet. Prüfe die Anzeigeeinstellungen mit der Tastenkombination Windows+P und wähle „Duplizieren“ oder „Erweitern“, je nachdem, ob du die Referentenansicht nutzt. Schalte Benachrichtigungen und den Energiesparmodus aus, damit während des Vortrags keine Meldungen erscheinen und der Bildschirm nicht dunkel wird.

Wenn es nicht klappt: typische Stolperfallen

• Schrift sieht auf dem fremden Rechner anders aus: Die Schriftart fehlt dort. Nutze Standardschriften oder bette die Schriften beim Speichern ein.
• Video wird nicht abgespielt: Die Datei war nur verknüpft. Lege das Video in denselben Ordner oder füge es direkt ein.
• Bilder verzerrt: Das Format wurde nach dem Einfügen gewechselt. Skaliere Bilder proportional mit gedrückter Umschalttaste.
• Referentenansicht zeigt auf dem falschen Bildschirm: Tausche in der Registerkarte „Bildschirmpräsentation“ die Anzeigen.

Häufige Fragen

Wie viele Folien sind richtig?

Das hängt von der Zeit ab. Rechne mit ein bis zwei Minuten pro Folie und plane Platz für Fragen ein.

Darf ich viel Text auf die Folien schreiben?

Besser nicht. Wenn das Publikum lesen muss, hört es nicht mehr zu. Lege ausführliche Texte in ein Handout oder in die Notizen.

Kann ich ohne PowerPoint präsentieren?

Ja. Alternativen bieten kostenlose Programme, siehe LibreOffice statt Microsoft Office. Prüfe vorher, ob dein Layout korrekt angezeigt wird.

Wie stelle ich Folien nachträglich auf ein neues Design um?

Ändere das Design im Folienmaster. Alle Folien, die Layouts des Masters nutzen, übernehmen es automatisch.

Wie zeige ich eine Präsentation in einer Videokonferenz?

Teile den Bildschirm oder das PowerPoint-Fenster im Konferenzprogramm. Hinweise zu Licht und Ton enthält Videokonferenz-Setup am PC.