CC und BCC in E-Mails: Unterschied und Datenschutz

Die Begriffe stammen aus dem Büroalltag früherer Zeiten: Cc steht für Carbon Copy, die Durchschrift, und Bcc für Blind Carbon Copy, die verdeckte Durchschrift. Die Idee ist geblieben. Der Unterschied liegt darin, wer wen in der Empfängerliste sehen kann und wer als Beteiligter gilt. Die folgenden Hinweise gelten für gängige Programme, Menünamen können abweichen.

An, Cc und Bcc im Überblick

Im Feld „An“ steht, wer die Nachricht bearbeiten oder beantworten soll. Im Feld „Cc“ stehen Personen, die nur informiert werden sollen. Beide Felder sind für alle Empfänger sichtbar. Wer im Cc steht, sieht, wer im An steht, und umgekehrt. Das Feld „Bcc“ ist für die übrigen Empfänger unsichtbar. Sie erfahren nicht, wer dort eingetragen wurde, ob es überhaupt jemanden gibt oder wie viele. Der Bcc-Empfänger selbst sieht dagegen die Adressen in An und Cc.

• An: Direkte Ansprache, Handlungsaufforderung.
• Cc: Transparente Information, etwa für Vorgesetzte oder Kollegen im Projekt.
• Bcc: Diskrete Information oder Versand an viele, ohne die Adressen untereinander zu zeigen.

Faustregeln: Wann welches Feld?

Wenn du jemanden um etwas bittest, dann trage die Person in „An“ ein. Wenn jemand nur mitlesen soll, dann nimm „Cc“, aber nur, wenn die Beteiligung offen sein darf. Wenn sich die Empfänger untereinander nicht kennen oder die Adressen privat sind, dann verwende „Bcc“ und setze dich selbst in „An“, damit die Nachricht einen sichtbaren Empfänger hat.

Wenn du einen Verteiler an Eltern, Kunden oder Vereinsmitglieder schickst, dann ist Bcc fast immer richtig. Wenn ein Team gemeinsam an einem Vorgang arbeitet, dann ist Cc sinnvoll, weil jeder den Kreis kennt. Setze Cc sparsam ein. Zu viele Personen in Kopie erzeugen Postfachflut und Unklarheit darüber, wer eigentlich handeln soll.

Bcc und Datenschutz

E-Mail-Adressen von Privatpersonen sind in der Regel personenbezogene Daten. Wer sie ungefragt an andere Empfänger offenlegt, kann damit gegen Datenschutzregeln verstoßen. Besonders heikel wird es, wenn aus der Liste Rückschlüsse auf Gesundheit, Mitgliedschaft in einer Gruppe oder andere sensible Zusammenhänge möglich sind. Ob und in welchem Umfang daraus eine Pflicht zur Meldung oder ein Bußgeld entsteht, hängt vom Einzelfall ab. Bei Unsicherheit helfen die Datenschutzbeauftragten der Organisation oder eine fachkundige Beratung. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Als einfache Gewohnheit gilt: Sobald mehr als eine Privatperson im Empfängerkreis steht und sich diese Personen nicht ausdrücklich kennen, kommen die Adressen in Bcc. Bei Newslettern und regelmäßigen Rundschreiben ist ein Versand über ein dafür gedachtes System sauberer als ein Bcc-Verteiler im normalen Postfach. Das System kann Abmeldungen verwalten und Einwilligungen dokumentieren.

Die Falle „Allen antworten“

„Allen antworten“ sendet deine Antwort an alle Personen aus An und Cc. Bcc-Empfänger sind dabei nicht enthalten, weil ihre Adresse für die anderen unsichtbar ist. Wer selbst im Bcc stand, antwortet mit „Allen antworten“ nur an Absender und die sichtbaren Empfänger. Dabei fällt manchmal erst auf, dass andere nicht wissen, dass er mitlas. Das kann peinlich werden, wenn du diskret informiert werden solltest.

• Prüfe vor dem Klick, ob wirklich alle die Antwort lesen sollen.
• Entferne unbeteiligte Personen aus der Empfängerliste, bevor du sendest.
• Antworte bei Bcc-Informationen nur an den Absender, nicht an alle.
• Vermeide „Allen antworten“ bei Verteilern mit vielen Personen.

Bcc-Feld einblenden: Outlook, Thunderbird, Webmail

Viele Programme verstecken das Bcc-Feld zunächst. Im neuen E-Mail-Fenster findest du es meist über einen Link oder eine Schaltfläche neben „Cc“. In Outlook gibt es im Reiter „Optionen“ des Nachrichtenfensters die Schaltfläche „Bcc“. In Thunderbird klickst du im Empfängerbereich auf „Cc“ oder „Bcc“ neben dem Feld und wählst die Art. In Webmail-Diensten steht oft ein kleiner Link „Cc/Bcc“ am rechten Rand der Zeile. Je nach Version und Dienst weichen Bezeichnungen und Positionen ab.

Wie ein Mailprogramm mit Konto, Servern und Ports eingerichtet wird, steht in E-Mail-Programm einrichten. Wer große Anhänge schickt, sollte zusätzlich große Dateien verschicken beachten, denn viele Empfänger vervielfachen die Last.

Verteiler, Gruppen und Newsletter

Wer regelmäßig an dieselben Personen schreibt, legt in seinem Programm eine Kontaktgruppe an. Der Versand an eine Gruppe verhält sich je nach Programm unterschiedlich. Manche Programme tragen die Adressen offen in „An“ ein, andere zeigen den Gruppennamen. Teste das vorher mit zwei eigenen Adressen. Für Newsletter mit Einwilligung eignen sich spezialisierte Dienste, die Abmeldelinks und Nachweise liefern.

Provider begrenzen oft die Zahl der Empfänger pro Nachricht oder pro Stunde, um Missbrauch zu verhindern. Sehr lange Bcc-Listen landen daher manchmal im Spamordner oder werden abgelehnt. Teile große Listen in mehrere Sendungen auf und halte dich an die Limits deines Anbieters.

Adressen versehentlich offengelegt: was tun?

1. Ruhe bewahren und die Nachricht nicht erneut „Allen antworten“ senden.
2. Schreibe, sofern sinnvoll, eine kurze Entschuldigung an alle Betroffenen, ohne die Liste erneut offen zu verschicken, also diesmal in Bcc.
3. Bitte die Empfänger, die Liste nicht weiterzugeben und die Nachricht zu löschen.
4. Informiere in einer Organisation die zuständige Stelle für Datenschutz, damit sie den Vorfall bewerten kann.
5. Dokumentiere kurz, was passiert ist, und ändere die Abläufe, etwa durch eine feste Vorlage mit Bcc.

Ein zurückgerufener Versand klappt nur selten zuverlässig. Verlass dich nicht auf „Nachricht zurückrufen“, weil die E-Mail bereits beim Empfänger liegen kann. Hilfreicher ist, im Vorfeld das Bcc-Feld zur Gewohnheit zu machen. Auch Phishing nutzt offengelegte Adresslisten. Wie du dich davor schützt, zeigt Phishing-Mails erkennen.

Was Bcc nicht leistet

• Bcc ist keine Verschlüsselung. Der Inhalt ist für alle Empfänger gleich lesbar.
• Bcc verhindert nicht, dass ein Empfänger die Nachricht weiterleitet.
• Bcc-Empfänger sind für andere unsichtbar, aber nicht für den Mailserver und den Administrator.
• Bcc ersetzt keinen Newsletter-Dienst mit Einwilligungen.
• Bcc schützt nicht vor Fehlern bei der Adresseneingabe.

Wenn es nicht klappt: typische Stolperfallen

Das Bcc-Feld fehlt

Blende es über die Schaltfläche im Nachrichtenfenster ein. Bei manchen Programmen steht die Option in den Menüs unter „Ansicht“ oder „Optionen“.

Alle Empfänger sehen alle Adressen

Die Adressen standen in An oder Cc. Prüfe vor dem Senden jedes Feld, besonders bei kopierten Listen.

Die Nachricht landet im Spam

Zu viele Empfänger oder ein fehlender Betreff lösen Filter aus. Teile den Versand auf und schreibe einen aussagekräftigen Betreff.

Ich selbst erhalte keine Kopie

Setze dich bei Bedarf selbst in Bcc, dann hast du eine Kopie im Posteingang. Der Ordner „Gesendet“ speichert die Nachricht ohnehin.

Eine Antwort geht an die falsche Person

Prüfe das Feld „Antwort an“ und die Empfängerliste. Schreibe bei Unklarheiten kurz dazu, wer antworten soll.

Gruppenversand zeigt Einzeladressen

Teste die Gruppe vorab. Manche Programme lösen sie in offene Einzeladressen auf. Nutze dann Bcc oder ein anderes System.

Praxisbeispiele aus dem Alltag

Ein Verein schickt die Einladung zur Versammlung an alle Mitglieder: Die Adressen gehören ins Bcc, der Vorstand steht im An-Feld. Eine Projektleiterin bittet einen Kollegen um Zahlen und möchte den Vorgesetzten informieren: Der Kollege steht im An, der Vorgesetzte im Cc. Ein Elternbeirat verschickt Hinweise an die Klasse: Alle Eltern kommen ins Bcc, weil sie sich nicht alle kennen.

Ein Handwerksbetrieb sendet ein Angebot an einen Kunden und möchte intern eine Kopie ablegen: Die interne Adresse steht im Bcc, so bleibt sie für den Kunden unsichtbar. Beachte dabei, dass ein stilles Mitlesen im geschäftlichen Umfeld transparent geregelt sein sollte. Wer gegenüber Kunden offen kommunizieren möchte, nutzt stattdessen Cc.

Höflichkeit und Stil bei Kopien

Wer andere in Kopie setzt, signalisiert Beteiligung. Setze Vorgesetzte nur dann in Cc, wenn es sachlich nötig ist und nicht als Druckmittel. Informiere Personen, wenn du sie nachträglich in eine laufende Unterhaltung einbindest, und fasse den Stand kurz zusammen. So müssen sie nicht den ganzen Verlauf lesen.

Häufige Fragen

Sieht der Bcc-Empfänger, wer sonst noch in Bcc steht?

Nein. Jeder Bcc-Empfänger sieht nur An und Cc sowie sich selbst. Andere Bcc-Adressen bleiben verborgen.

Was bedeutet Cc?

Cc steht für Carbon Copy, auf Deutsch Kopie. Die Empfänger werden zur Kenntnis informiert.

Ist Bcc bei Newslettern erlaubt?

Technisch geht es. Für regelmäßige Newsletter ist ein spezialisiertes System sauberer, weil es Einwilligungen und Abmeldungen verwaltet.

Wie viele Empfänger darf ich eintragen?

Das legt der Anbieter fest. Informiere dich über die Limits deines Postfachs und teile große Listen auf.

Kann ich Bcc später nachträglich anzeigen?

Im Ordner „Gesendet“ siehst du als Absender die Bcc-Adressen. Empfänger sehen sie nicht.

Soll ich mich selbst in An eintragen?

Bei Verteilern ja, damit das An-Feld nicht leer ist. Manche Server lehnen Nachrichten ohne sichtbaren Empfänger ab.