Scan in den Netzwerkordner: Drucker mit PC verbinden

So funktioniert Scan in einen Ordner

Der Drucker agiert wie ein Computer im Netzwerk: Er meldet sich über das Windows-Netzwerkprotokoll (SMB) an einem freigegebenen Ordner an und legt dort die gescannte Datei ab. Dafür braucht er die Netzwerkadresse deines PCs, den Namen der Freigabe sowie Benutzername und Passwort. Die Daten bleiben im Heimnetz und gehen nicht über das Internet. Das Verfahren funktioniert auch mit einem NAS als Ziel. Wie du Dokumente in Windows scannst, steht in Dokumente scannen unter Windows 11.

Voraussetzungen

• Ein Drucker mit Scan-Funktion, der „Scan to Folder“, „Scan to Netzwerkordner“ oder „Scan to SMB“ unterstützt. Das steht im Datenblatt oder in der Weboberfläche.
• Drucker und PC im selben Netz, siehe Drucker nicht erkannt, falls die Verbindung fehlt.
• Ein PC, der beim Scannen eingeschaltet ist. Für Dauerbetrieb eignet sich ein NAS oder ein kleiner Heimserver.
• Zugang zur Weboberfläche des Druckers, meist über seine IP-Adresse im Browser.

Schritt 1: Ordner auf dem PC freigeben

1. Lege einen neuen Ordner an, zum Beispiel „C:\Scans“. Vermeide Ordner in Systempfaden oder unter OneDrive.
2. Rechtsklick auf den Ordner, „Eigenschaften“, Reiter „Freigabe“, „Erweiterte Freigabe“.
3. Setze das Häkchen bei „Diesen Ordner freigeben“ und vergib einen kurzen Freigabenamen ohne Leerzeichen, etwa „Scans“.
4. Klicke auf „Berechtigungen“ und gib dem Benutzerkonto, das der Drucker nutzt, „Ändern“ (Lesen und Schreiben). Entferne „Jeder“, wenn vorhanden.
5. Prüfe im Reiter „Sicherheit“, dass dasselbe Konto Schreibrechte im Dateisystem hat.

Eine ausführliche Anleitung zu Freigaben und Berechtigungen findest du unter Ordner im Heimnetz freigeben.

Schritt 2: Eigenes Benutzerkonto verwenden

Für die Freigabe sollte der Drucker nicht dein Haupt-Anmeldekonto verwenden. Lege stattdessen ein eigenes lokales Konto an, etwa „scanner“, mit einem starken Passwort. So bekommt der Drucker nur Zugriff auf den Scan-Ordner. Öffne dazu „Einstellungen“, „Konten“, „Weitere Benutzer“ und füge ein lokales Konto hinzu. Bei Windows 11 Home ohne Microsoft-Konto geht das über die Option „Ich kenne die Anmeldeinformationen nicht“, wie in Lokales Konto in Windows 11 Home einrichten erklärt. Wichtig: Windows lässt Netzwerkzugriffe standardmäßig nur mit Passwort zu, ein Konto ohne Passwort funktioniert nicht.

Schritt 3: Feste Adresse für den PC

Der Drucker braucht eine Adresse, unter der er den PC findet. Der Rechnername funktioniert nicht bei jedem Gerät, die IP-Adresse ist sicherer. Damit sie sich nicht ändert, vergib dem PC eine feste Adresse in der Router-Oberfläche (Reservierung) oder direkt im PC, siehe Statische IP-Adresse vergeben. Die aktuelle Adresse findest du mit dem Befehl ipconfig, wie in IP-Adresse finden beschrieben.

Schritt 4: Drucker einrichten

1. Gib die IP-Adresse des Druckers in den Browser ein und melde dich an der Weboberfläche an.
2. Suche den Bereich „Scan“, „Scannen an Netzwerkordner“ oder „Adressbuch“.
3. Lege ein neues Ziel an: Anzeigename, Hostname oder IP-Adresse des PCs, Freigabename (zum Beispiel „Scans“) und gegebenenfalls einen Unterordner.
4. Trage Benutzername und Passwort des Scan-Kontos ein. Beim Benutzernamen kann der Rechnername als Domäne davor nötig sein, etwa „PCNAME\scanner“.
5. Speichere und nutze die Testfunktion, falls vorhanden.
6. Lege am Drucker ein Dokument auf und wähle das Ziel am Display. Prüfe, ob die Datei im Ordner ankommt.

Die Menünamen unterscheiden sich je nach Hersteller. Das Handbuch des Druckers nennt den genauen Bereich. Wenn du Dateiformat und Auflösung einstellen kannst, wähle PDF und 200 bis 300 dpi für Text.

SMB-Version und Sicherheit

Ältere Drucker beherrschen oft nur SMB 1, ein veraltetes Protokoll mit bekannten Sicherheitslücken. Windows 11 hat SMB 1 standardmäßig deaktiviert. Aktiviere es nur im Notfall und nur, wenn du keine Alternative hast, denn es öffnet ein Einfallstor. Besser: Prüfe, ob eine Firmware-Aktualisierung für den Drucker SMB 2 oder 3 ergänzt, oder nutze einen der Wege unten. Bei neueren Geräten ist SMB 2 oder 3 üblich. Setze den PC für das Scannen nicht ins öffentliche Netzwerkprofil, sondern halte das Heimnetz als privat, siehe nächsten Abschnitt. Gib die Scan-Freigabe niemals über Router-Portfreigaben ins Internet.

Windows-Firewall und Netzwerkprofil

Damit der Drucker auf den Ordner zugreifen darf, muss „Datei- und Druckerfreigabe“ in der Firewall für das private Netzwerk erlaubt sein. Stelle das Netzwerkprofil des PCs auf „Privat“. Wie du Profil und Freigaben prüfst, zeigt Windows-Firewall prüfen. Wenn eine Sicherheitssoftware eines Drittanbieters aktiv ist, kann sie den Zugriff zusätzlich blockieren. Erlaube dort SMB im Heimnetz. Der Dateifreigabe-Port ist 445, er sollte nur im Heimnetz erreichbar sein.

Alternativen ohne SMB

• Scan an E-Mail: Der Drucker versendet das Dokument über ein Postfach. Einfach, aber es sind Zugangsdaten für den Mailserver nötig und Anhänge sind größenbegrenzt.
• Scan auf USB-Stick: Am Gerät einen Stick einstecken. Kein Netzwerk nötig, aber manuell.
• Hersteller-App: Die Drucker-App auf Handy oder PC startet den Scan und speichert die Datei dort. Funktioniert ohne Freigabe.
• Scan in die Cloud: Manche Drucker verbinden sich mit Cloud-Diensten, siehe Cloud-Speicher vergleichen. Prüfe den Datenschutz.
• FTP: Manche Geräte können per FTP an ein NAS senden. Das ist unverschlüsselt und nur im Heimnetz akzeptabel.

Gute Scan-Einstellungen

• Text: 200 bis 300 dpi, schwarz-weiß oder Graustufen, PDF.
• Fotos: 300 bis 600 dpi, Farbe, JPEG oder TIFF. Mehr zu Fotos in Alte Fotos digitalisieren.
• Mehrseitige Dokumente: Als eine PDF-Datei speichern, wenn der automatische Einzug die Option bietet.
• Dateinamen: Viele Drucker nummerieren oder nutzen das Datum. Lege lieber ein Datum im Namen fest.
• Durchsuchbarkeit: Mit einer Texterkennung wird das PDF durchsuchbar, siehe OCR unter Windows.
• Größe: Zu große Dateien verkleinerst du nachträglich, siehe PDF verkleinern.

Typische Probleme

• „Verbindung fehlgeschlagen“: Adresse prüfen, PC eingeschaltet und nicht im Ruhezustand? Netzwerkprofil und Firewall kontrollieren.
• „Anmeldung fehlgeschlagen“: Benutzername mit Rechnernamen versuchen, Passwort prüfen, Konto muss ein Passwort haben.
• Datei kommt nicht an: Schreibrechte der Freigabe und des Dateisystems prüfen.
• Name wird nicht gefunden: Statt Rechnernamen die IP-Adresse eintragen.
• Nur SMB 1 verfügbar: Firmware-Update prüfen, sonst Alternative wählen.
• Gerät findet nach Router-Neustart nichts: IP-Adresse des PCs hat sich geändert, Reservierung einrichten.

Häufige Fragen

Muss der PC laufen, wenn ich scanne?

Ja, denn der Ordner liegt dort. Wer das nicht will, nutzt ein NAS oder einen Heimserver als Ziel.

Kann ich in einen OneDrive-Ordner scannen?

Das klappt oft, ist aber fehleranfällig. Besser ein normaler Ordner, den du später in die Cloud verschiebst.

Ist das sicher?

Im Heimnetz mit eigenem Konto und aktueller SMB-Version ja. Aktiviere kein SMB 1 und öffne den Dateifreigabe-Port nicht nach außen.

Mein Drucker hat keine solche Funktion, was tun?

Dann nutze die Hersteller-App oder das Windows-Scanprogramm. Für den Alltag genügt das meist.