Microsoft Office Outlook 2007 – Datenbankpflege und Wartung

By | 28. Juni 2010

Termine, Adressen und eMails werden in Office Outlook in einer einzigen Datei der sogenannten .pst – Datei gespeichert. Je nach Outlook Version, sind verschiedene Maximalgrößen zu beachten:

  • Outlook 97 bis 2002 (XP) = Maximalgröße der PST -Datei liegt bei 2 GB
  • Erfahrungswerte zeigen, dass schon ab 500 MB die PST -Datei korrupt werden kann

Unter Voraussetzung des neuen Unicode Format besteht ab Outlook Version 2003 die Maximalgröße nicht mehr.

Folgende Maßnahmen sind erforderlich damit die Datenbasis überschaubar bleibt:

  • Die Autoarchivierung regelmäßig nutzen, um ältere Objekte aus der aktuellen Datenbank zu entfernen
  • Entfernen Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Mails und leeren den Ordner gelöschte Objekte
  • Entfernen Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Mails im Ordner gesendete Objekte
  • Große Dateianhänge sollten außerhalb von Outlook gespeichert werden

Legen Sie regelmäßig Sicherungen Ihrer PST – Datei an. Bei älteren Outlook Versionen unter 2000 müssen Sie manuell die PST -Datei finden und auf eine separate Festplatte oder externes Medium sichern.

Wo Sie letztendlich die PST -Datei sichern bleibt Ihnen überlassen.

Ab Outlook Version 2000 gibt es ein kostenloses Add-In von Microsoft welches die Sicherung von PST – Dateien erheblich erleichtert.

Um es herunterzuladen klicken Sie bitte hier.

Wo finde ich die PST-Datei?

Klicken Sie wie unten im Bild zu sehen unter Office Outlook 2007 einmal auf den Order Posteingang um es zu markieren.

Markieren Sie den Ordner Posteingang und anschließend klicken Sie auf Datendateiverwaltung

Nachdem Sie den Ordner Posteingang markiert haben erscheint weiter unten eine weitere Auswahlliste. Hier wie im Bild zu sehen klicken Sie auf die Option Datendateiverwaltung.

Office Outlook 2007 Datendateiverwaltung

Archivierte Objekte werden standardmäßig unter Outlook 2007 als (archive.pst) angelegt. Aktuele Objekte werden dagegen unter der PST-Datei (Outlook.pst) angelegt. Mit einem Doppelklick auf (Outlook.pst) öffnet sich ein weiteres Fenster mit weiteren Eigenschaften von Persönliche Ordner.

Office Outlook 2007 Persönliche Ordner Eigenschaften

Markieren und kopieren Sie den Pfad zur PST-Datei Outlook.pst wie im Bild oben zu sehen und fügen den Link in die Adress-Leiste von Windows Explorer ein. Geben Sie jedoch nicht den absoluten Pfad ein, da Sie sonst die PST-Datei direkt öffnen würden.

Da wir jedoch nur den Ordner lokalisieren möchten indem die PST-Datei abgelegt ist, kürzen wir also den Pfad ab und lassen am Ende Outlook.pst weg. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter Taste.

Datendatei PST Office Outlook 2007

Haben Sie den Ordner erfolgreich lokalisiert erscheint wie im Bild oben zu sehen die PST-Datei Outlook.pst. Diese Datei können Sie jetzt kopieren um es auf Diskette, CD, DVD, USB Stick, externe Festplatte zu übertragen.

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